Stări și reguli

Fiecare comandă și fiecare solicitare de pe site are, în orice moment, o stare — „Așteptarea machetei", „În tipar", „Finalizat". Stările nu sunt fixe: le definești în Setări → Stare, cu numele, ordinea, culoarea, notificările trimise clientului și taburile în care se grupează în liste. Regulile completează tabloul: ele mută comanda automat dintr-o stare în alta când se întâmplă ceva (plata confirmată, macheta acceptată), ca managerul să nu facă manual pașii evidenți.

Stările comenzilor

Setări → Stare → Comenzi are două zone: Stare (lista stărilor) și Tab-uri (grupurile din capul listei de comenzi). Fiecare stare are:

1. Nume — textul afișat în panou și, dacă starea e vizibilă, clientului; poate fi tradus pentru fiecare limbă a site-ului.
2. Timp (min) — durata orientativă a etapei, în minute; folosită la estimarea termenelor.
3. Vizibil — dacă clientul vede starea în contul lui și în e-mailuri. Stările interne (de exemplu o verificare de contabilitate) se lasă invizibile: clientul vede ultima stare vizibilă.
4. Notificări — ce primește clientul când comanda intră în stare: Email, SMS (dacă o integrare de mesagerie e activă), Layout Rejection (mesajul de respingere a machetei, cu motivul) și Closing Docs (documentele de închidere: factură, act).
5. Fila comenzi și Fila produse — tabul din lista de comenzi, respectiv din coada de producție, în care apar comenzile cu această stare. Câmpurile Caută... aleg tabul dintre cele definite în zona Tab-uri.
6. Tip — bifa Production marchează starea drept etapă de producție: comenzile din ea intră în Coada de producție.

Ordinea stărilor din listă e ordinea în care apar în selectorul de stare de pe comandă și în butoanele de filtrare de pe Panoul de control. Trage rândurile ca să o schimbi; apasă Salvează la final.

Notă. Ștergerea unei stări folosite de comenzi existente le lasă fără stare (apar cu — în listă). Înainte să ștergi, mută comenzile în altă stare sau redenumește starea în loc s-o ștergi.

Sub tabel mai sunt două praguri: Payment deadline (hours) — câte ore are clientul să plătească o comandă înainte ca ea să fie considerată neachitată la termen — și Days before deletion — după câte zile o comandă abandonată se șterge.

Statusul automat al comenzii

Tot pe pagina Stare → Comenzi, secțiunea Status automat al comenzii leagă etapele de lucru ale platformei (momentele prin care trece orice comandă: macheta ajunge la verificare, e respinsă, e aprobată, producția pornește, comanda e gata, e predată, e anulată) de stările tale. Când comanda ajunge la o etapă, primește automat starea asociată, cu istoricul obișnuit și cu e-mailul către client, ca și cum ar fi schimbat-o un manager.

1. Pornește comutatorul Avansează statusul comenzii automat. Oprit, harta de mai jos e doar informativă și toate stările se pun manual.
2. Alege pentru fiecare etapă starea corespunzătoare: Macheta în verificare, Necesită corectare, Gata de producție, În producție, Gata de predare, Predat, Anulat. O etapă lăsată goală rămâne de setat manual.
3. Completează, dacă vrei, cele două situații din Dincolo de etapele de lucru, pe care etapele de producție nu le exprimă: Comandă marcată ca executată (starea aplicată când un manager marchează comanda drept executată; goală = aceeași ca la „predată") și Achitată integral, lucrul nu a început (starea pentru o comandă plătită integral care încă își așteaptă macheta sau lansarea; nu înlocuiește niciodată „necesită corectare").
4. Lasă pornit Nu anula un status ales de o persoană: o regulă automată poate duce comanda înainte, dar niciodată înapoi peste o stare pusă manual de un manager.
5. Apasă Salvează.

Notă. Există două mecanisme de automatizare care coexistă: harta etapelor de aici (declanșată de evenimentele fluxului de producție) și Regulile din Stare → Reguli (declanșate de condițiile de plată și de machetă, descrise mai jos). Pentru un magazin nou, începe cu harta etapelor — acoperă cazurile obișnuite — și adaugă reguli doar pentru excepții.

Stările solicitărilor

Setări → Stare → Solicitări website definește stările cererilor primite din formularele site-ului („Nouă", „În lucru", „Finalizată"), tot cu Tab-uri pentru gruparea în listă. Coloana Order status mapping leagă starea unei solicitări de starea pe care o primește comanda creată din ea: când apeși Creează comandă pe o solicitare, comanda pornește direct în starea mapată. Adaugă Status și Adaugă Tab-uri creează intrări noi; Salvează aplică modificările.

Reguli

Setări → Stare → Reguli automatizează trecerile de stare. O regulă spune: pentru comenzile de un anumit tip, când plata și macheta sunt în condițiile de mai jos și comanda e într-una din stările declanșatoare, mută comanda în starea țintă. Câmpurile fiecărei reguli:

1. Tip — tipul comenzilor la care se aplică: product (produse din catalog) sau Services (servicii, de exemplu verificarea machetei sau elaborarea designului).
2. Stare plată — condiția de plată: Paid (plătită), sau -- dacă plata nu contează.
3. Layout Status — condiția machetei: Accepted (machetă aprobată), sau -- dacă nu contează.
4. Trigger Statuses — stările din care se aplică regula; bifează una sau mai multe (de exemplu Așteptarea machetei și Macheta aprobată). O comandă aflată în altă stare nu e atinsă de regulă.
5. Produse — opțional, restrânge regula la anumite produse.
6. Change Status To — starea în care ajunge comanda când condițiile sunt îndeplinite.

Regulile se evaluează la fiecare eveniment relevant — marcarea plății, aprobarea machetei, schimbarea manuală a stării — în ordinea din pagină. Exemplul clasic: Tip product, Stare plată Paid, Layout Status Accepted, declanșatoare Așteptarea machetei și Macheta aprobată, țintă În tipar — comanda plătită cu machetă bună intră singură în producție.

Notă. O regulă nu poate ocoli lipsurile: dacă produsul cere machetă și ea nu e încărcată, comanda nu ajunge în producție indiferent de plată. Verifică întâi fluxul manual, apoi automatizează-l.