Основные функции: заказы, макеты и производство

Функции этой главы охватывают путь заказа от его размещения на сайте до выдачи: как он попадает в панель, через какие статусы проходит, как проверяется макет, как работает производство и как клиент узнаёт, на каком этапе находится заказ. Образец описания — тот же, что и в главе 03.

F6. Приём заказов с сайта

Условия. Каталог опубликован, калькуляторы настроены (F1, F2); способы доставки (F16) и оплаты (F15) активны; статусы заказов определены (F7).

Подготовительные действия. Со стороны сотрудников не требуются: этот путь проходит клиент.

Ресурсы. Клиент оформляет заказ за несколько минут; заказ поступает в панель мгновенно, без участия сотрудников.

Последовательность действий.

1. Клиент открывает продукт, настраивает его в калькуляторе и нажимает Добавить в корзину; действие можно повторить для нескольких продуктов.
2. В корзине при необходимости изменяет количество (цена пересчитывается), загружает макет для продуктов, которые его требуют (по одному файлу на каждую сторону), выбирает услугу проверки макета (F9) и видит ориентировочный вес и дату, к которой заказ может быть готов.
3. При оформлении заказа заполняет контактные данные или входит в личный кабинет (заказ можно оформить и без регистрации), выбирает способ доставки (самовывоз из филиала или курьер, с указанием города и адреса) и способ оплаты, при необходимости вводит промокод или подарочный сертификат, принимает условия и размещает заказ.
4. При онлайн-оплате картой он перенаправляется к платёжному процессору; после подтверждения оплаты заказ автоматически помечается как оплаченный.
5. Получает письмо-подтверждение с номером заказа, а впоследствии — письма при каждом видимом статусе заказа.

Результат. Заказ сразу появляется в разделе Заказы, с источником Онлайн-заказ, в настроенном начальном статусе, автоматически назначенный менеджеру, если автоматическое назначение включено (F24); сотрудники получают уведомление в панели в реальном времени (F13). Клиент, у которого есть личный кабинет, видит заказ в разделе История заказов, может повторно загружать макеты и управляет своими адресами, получателями, избранными продуктами и бонусами.

Заключительные действия. Обработка заказа менеджером (F8). Кнопка Купить в один клик на странице продукта создаёт заявку, а не заказ (F11). Подробнее: Как клиент заказывает на сайте.

F7. Настройка потока статусов заказов

Условия. Права доступа к разделу Настройки.

Подготовительные действия. Рабочий процесс типографии: этапы, через которые проходит заказ, кто их выполняет, что должен узнавать клиент на каждом этапе.

Ресурсы. Ориентировочно 30–60 минут при первоначальной настройке.

Последовательность действий.

1. В разделе Настройки → Статус → Заказы определяются статусы — название (переводимое), ориентировочная длительность, видимость для клиента, уведомления, отправляемые при переходе в статус (электронное письмо, SMS через интеграцию мессенджера, сообщение об отклонении макета, закрывающие документы), вкладки списка заказов и очереди производства, по которым они группируются, признак этапа производства — и их порядок.
2. Определяются вкладки (группы статусов в верхней части списка заказов) и пороговые значения: срок оплаты в часах и количество дней, по истечении которых брошенный заказ удаляется.
3. В разделе Автоматический статус заказа рабочие этапы платформы (макет на проверке, требует исправления, готово к производству, в производстве, готово к выдаче, выдано, отменено, выполнено, полностью оплачено без начала работ) связываются с собственными статусами; переключатель автоматического продвижения включает эту карту соответствий, а защита выбранных вручную статусов не позволяет правилу вернуть заказ назад.
4. В разделе Настройки → Статус → Правила для исключений добавляются правила вида «для заказов типа X, с оплатой Y и макетом Z, находящихся в статусах-триггерах, перейти в целевой статус», опционально ограниченные определёнными продуктами.
5. В разделе Настройки → Статус → Заявки с сайта определяются статусы заявок и статус, с которого начинается заказ, созданный из каждой из них.

Результат. Заказы группируются по вкладкам, клиент уведомляется при каждом видимом статусе, очевидные переходы (оплата подтверждена, макет принят, производство завершено) выполняются автоматически, с записью в историю, а продукты заказов, находящихся на этапах производства, появляются в очереди производства (F10).

Заключительные действия. Проверка потока на тестовом заказе до включения автоматизации. Подробнее: Статусы и правила.

F8. Обработка заказа

Условия. Существующий заказ; права доступа к разделу Заказы (просмотр, изменение статуса, платежи — в соответствии с ролью).

Подготовительные действия. Не требуются.

Ресурсы. Ориентировочно 2–10 минут на заказ, в зависимости от проверки макета и общения с клиентом.

Последовательность действий.

1. Менеджер открывает заказ из раздела Заказы, из раздела Панель управления или из уведомления; в шапке отображаются источник заказа, тип клиента, ответственный менеджер (назначенный автоматически или через Назначить другого) и быстрая связь с клиентом (телефон, WhatsApp, электронная почта).
2. Для каждой позиции проверяет макет: принимает его или отклоняет с указанием причины, которая попадает в письмо, отправляемое клиенту; может заменить файл (старые версии остаются в архиве) либо скачать его. Изменить параметры открывает калькулятор с текущими значениями для корректировки заказа после разговора с клиентом, а Технические детали показывают раскладку на листе, материалы с количествами и детализацию стоимости.
3. Регистрирует оплату (полную или частичную) и при необходимости корректирует способ оплаты; при отметке заказа как оплаченного начисляются бонусы (кэшбэк), если программа активна.
4. Определяет доставку: формирует накладную (AWB) у подключённой курьерской службы (с отслеживанием, этикеткой и отменой) либо меняет способ доставки и договорную стоимость, с пересчётом итоговой суммы.
5. Формирует документы: технологическую карту для производства, счёт, товарную накладную и акт выполненных работ (предварительный просмотр или PDF), по данным компании-эмитента; скачивает все макеты одним архивом.
6. Меняет статус заказа в селекторе (или оставляет это автоматическим правилам), просматривает историю статусов, пишет внутреннюю заметку, невидимую клиенту, комментарии к позиции и внутренние файлы; отслеживает маршрут производства (операции, со статусом каждой из них и с указанием того, кто её завершил).

Результат. Заказ продвигается, со всеми действиями, записанными в историю, вплоть до выдачи; карточки в шапке в любой момент показывают статус, оплату, плановую готовность (с оставшимися днями или задержкой) и способ получения.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Страница заказа, Список заказов.

F9. Проверка макетов

Условия. Продукт требует макет (F5); для платной услуги — права доступа к разделу Настройки.

Подготовительные действия. Предлагаемые уровни проверки (например, базовая бесплатная и расширенная платная), их цены и стоимость исправления макета дизайнером типографии.

Ресурсы. Ориентировочно 10 минут на настройку; автоматическая проверка выполняется мгновенно при загрузке.

Последовательность действий.

1. Автоматическая проверка выполняется при каждой загрузке, согласно пресету продукта: формат файла, размеры относительно выбранного формата (с настроенным допуском) и остальные правила; критические проблемы блокируют загрузку, а предупреждения показываются клиенту. Опционально интеграция типа proofing (preflight) может выполнять расширенные проверки файла PDF.
2. Услуга проверки специалистом настраивается в разделе Настройки → Проверка макета: переключатель услуги, тарифы (идентификатор, переводимое наименование, цена — ноль для бесплатного тарифа, — признак «рекомендуется», включение бесплатного исправления) и стоимость платного исправления.
3. Клиент выбирает тариф в корзине из таблицы сравнения; выбранный тариф отображается в заказе, рядом с загруженными файлами.
4. Менеджер или дизайнер принимает макет либо отклоняет его с указанием причины (F8); при отклонении клиенту отправляется письмо с пояснением, а заказ остаётся в ожидании нового макета или согласия клиента на платное исправление.

Результат. Заказ может получить статус Готово к производству только тогда, когда все его макеты приняты; файлы остаются привязанными к заказу, вместе со своими версиями, и доступны производству из очереди производства.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Проверка макета.

F10. Очередь производства

Условия. Хотя бы один статус заказа отмечен как этап производства (F7); роль имеет право доступа к разделу Очередь производства (как правило, Оператор).

Подготовительные действия. Не требуются.

Ресурсы. Постоянный рабочий экран производственного участка; настройки не требует.

Последовательность действий.

1. Оператор открывает Очередь производства: по одной карточке на каждый продукт заказов, находящихся в производстве, с номером заказа, продуктом, тиражом, сроком, статусом, списком материалов (бумага, формат листа, плотность, расчётное количество листов) и операциями в порядке технологического процесса, с указанием оборудования для каждой из них.
2. Открывает технологическую карту (готовую к печати) и скачивает утверждённый макет; для всего остального открывает заказ.
3. Выполняет операции по порядку и отмечает каждую операцию как Готово; рядом со статусом остаётся имя того, кто её отметил.

Результат. Этап выполнения заказа обновляется по мере завершения операций; когда все они готовы, заказ может перейти в следующий статус — вручную, со страницы заказа, или автоматически, по карте этапов. Этот экран не показывает данные клиента и оплату.

Заключительные действия. Обновление списка на экране, оставленном открытым. Подробнее: Очередь производства.

F11. Обработка заявок с сайта

Условия. На сайте опубликованы форма обратной связи, кнопка Купить в один клик или виджет запроса коммерческого предложения; права доступа к разделу Заявки с сайта.

Подготовительные действия. Не требуются.

Ресурсы. Ориентировочно 2–5 минут на заявку.

Последовательность действий.

1. Заявка появляется в разделе Заявки с сайта со статусом Новая; количество необработанных заявок отображается также в разделе Панель управления.
2. Менеджер открывает детали: контактные данные (со ссылками для звонка и письма), личный кабинет клиента, если он существует, сообщение, конфигурацию, выбранную клиентом в калькуляторе (продукт, формат, тираж, опции, показанная цена), и источник (страница сайта).
3. Нажимает Принять — заявка переходит в работу и закрепляется за ним — и связывается с клиентом.
4. Если дело доходит до заказа, нажимает Создать заказ: открывается калькулятор в панели (F12) с клиентом и продуктом, предзаполненными из заявки; созданный заказ содержит ссылку на заявку, а заявка получает статус, сопоставленный со случаем «заказ создан». Заявки, закрытые без заказа, отмечаются как Готово.

Результат. Ни одно обращение с сайта не остаётся без ответа; история заявок клиента отображается в его карточке.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Заявки с сайта.

F12. Создание заказа из панели

Условия. У продукта настроен калькулятор (F2); права доступа к разделам Заказы и Клиенты.

Подготовительные действия. Данные клиента (для нового клиента: имя, электронная почта, телефон) и желаемые параметры.

Ресурсы. Ориентировочно 2–5 минут.

Последовательность действий.

1. В разделе Магазин → Калькулятор менеджер ищет существующего клиента (по имени, электронной почте или телефону) либо вводит новый контакт — карточка клиента создаётся вместе с заказом — и выбирает язык заказа (язык писем и личного кабинета клиента).
2. Выбирает продукт из категории или через поиск и настраивает его в том же калькуляторе, что и на сайте (формат, тираж, печать, материал, отделка, срок); общая цена, цена за штуку, НДС и дата Готовность пересчитываются при каждом изменении; добавляет в корзину, при необходимости несколько продуктов.
3. Нажимает Создать заказ.

Результат. Заказ появляется в разделе Заказы с источником Создан менеджером, закреплённый за менеджером, в настроенном начальном статусе; клиент получает письмо-подтверждение на выбранном языке. Макет, оплата и доставка заполняются затем со страницы заказа (F8). Калькулятор в панели применяет групповую скидку и персональные скидки клиента, но не промокоды, которые вводит только клиент на сайте.

Заключительные действия. Дозаполнение заказа с его страницы. Подробнее: Калькулятор в панели.

F13. Уведомление клиентов и сотрудников

Условия. Адрес электронной почты отправителя настроен; для SMS и мессенджеров — соответствующая интеграция активна (F26).

Подготовительные действия. Выбор для каждого статуса уведомлений, отправляемых клиенту (F7).

Ресурсы. Текущая работа не требуется: уведомления отправляются автоматически.

Последовательность действий.

1. При размещении заказа клиент получает письмо-подтверждение; при каждом переходе в видимый статус с включённым уведомлением получает письмо этого статуса (и SMS, если активна интеграция мессенджера); при отклонении макета получает причину; в настроенных статусах получает закрывающие документы; при запросе доступа получает ссылку для входа. Всё — на языке заказа или личного кабинета.
2. Сотрудники получают в панели, в реальном времени, без перезагрузки страницы, уведомления о событиях магазина (например, о новых заказах и заявках), отображаемые у колокольчика в верхней панели.

Результат. Клиент информируется о каждом шаге без участия менеджера, а сотрудники сразу видят то, что требует внимания.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Статусы и правила, Общий обзор.