Funcții principale: comenzi, machete și producție

Funcțiile din acest capitol acoperă drumul unei comenzi de la plasarea ei pe site până la predare: cum intră în panou, prin ce stări trece, cum se verifică macheta, cum lucrează atelierul și cum află clientul unde a ajuns comanda. Tiparul de descriere este cel din capitolul 03.

F6. Primirea comenzilor de pe site

Condiții. Catalogul este publicat cu calculatoare configurate (F1, F2); metodele de livrare (F16) și de plată (F15) sunt active; stările comenzilor sunt definite (F7).

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare din partea echipei: fluxul este parcurs de client.

Resurse. Clientul plasează o comandă în câteva minute; comanda ajunge în panou instantaneu, fără intervenția echipei.

Succesiunea acțiunilor.

1. Clientul deschide produsul, îl configurează în calculator și apasă Adaugă în coș; poate repeta pentru mai multe produse.
2. În coș modifică, dacă e cazul, cantitatea (prețul se recalculează), încarcă macheta pentru produsele care o cer (câte un fișier pentru fiecare față), alege serviciul de verificare a machetei (F9) și vede greutatea estimată și data la care comanda poate fi gata.
3. La finalizare completează datele de contact sau se conectează în cont (comanda se poate plasa și fără cont, ca oaspete), alege metoda de livrare (ridicare dintr-o filială sau curier, cu oraș și adresă) și metoda de plată, introduce eventual un cod promoțional sau un certificat cadou, acceptă termenii și plasează comanda.
4. La plata online cu cardul este redirecționat la procesatorul de plăți; după confirmarea plății comanda este marcată automat ca plătită.
5. Primește un e-mail de confirmare cu numărul comenzii și, ulterior, e-mailuri la fiecare stare vizibilă a comenzii.

Rezultat. Comanda apare imediat în Comenzi, cu sursa Comandă online, în starea inițială configurată, atribuită automat unui manager dacă atribuirea automată este pornită (F24); echipa primește notificarea în panou în timp real (F13). Clientul cu cont vede comanda în istoricul comenzilor, poate reîncărca machete și își administrează adresele, destinatarii, produsele favorite și bonusul.

Acțiuni finale. Prelucrarea comenzii de către manager (F8). Butonul Cumpără într-un click de pe pagina produsului creează o solicitare, nu o comandă (F11). Detalii: Cum comandă clientul pe site.

F7. Configurarea fluxului de stări ale comenzilor

Condiții. Permisiuni pe Setări.

Acțiuni pregătitoare. Fluxul de lucru al tipografiei: etapele prin care trece o comandă, cine le execută, ce trebuie să afle clientul la fiecare etapă.

Resurse. Orientativ 30–60 de minute la configurarea inițială.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Setări → Stare → Comenzi se definesc stările — nume (traductibil), durata orientativă, vizibilitatea pentru client, notificările trimise la intrarea în stare (e-mail, SMS prin integrare de mesagerie, mesajul de respingere a machetei, documentele de închidere), taburile din lista de comenzi și din coada de producție în care se grupează, marcajul de etapă de producție — și ordinea lor.
2. Se definesc taburile (grupurile de stări din capul listei de comenzi) și pragurile: termenul de plată în ore și numărul de zile după care o comandă abandonată se șterge.
3. În Status automat al comenzii se leagă etapele de lucru ale platformei (macheta în verificare, necesită corectare, gata de producție, în producție, gata de predare, predat, anulat, executată, achitată integral fără lucru început) de stările proprii; comutatorul de avansare automată pornește harta, iar protecția stărilor alese manual împiedică o regulă să ducă comanda înapoi.
4. În Setări → Stare → Reguli se adaugă, pentru excepții, reguli de forma „pentru comenzile de tipul X, cu plata Y și macheta Z, aflate în stările declanșatoare, trece în starea țintă”, opțional restrânse la anumite produse.
5. În Setări → Stare → Solicitări website se definesc stările solicitărilor și starea în care pornește comanda creată din fiecare.

Rezultat. Comenzile se grupează pe taburi, clientul este notificat la fiecare stare vizibilă, trecerile evidente (plată confirmată, machetă acceptată, producție terminată) se fac automat, cu înregistrare în istoric, iar produsele comenzilor aflate în etape de producție apar în coada de producție (F10).

Acțiuni finale. Verificarea fluxului pe o comandă de test înainte de a automatiza. Detalii: Stări și reguli.

F8. Procesarea unei comenzi

Condiții. O comandă existentă; permisiuni pe Comenzi (vizualizare, schimbarea stării, plăți — după rol).

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare.

Resurse. Orientativ 2–10 minute per comandă, în funcție de verificarea machetei și de comunicarea cu clientul.

Succesiunea acțiunilor.

1. Managerul deschide comanda din Comenzi, din Panoul de control sau din notificare; antetul arată sursa comenzii, tipul clientului, managerul responsabil (atribuit automat sau prin Atribuie altcuiva) și contactul rapid cu clientul (telefon, WhatsApp, e-mail).
2. Pentru fiecare poziție verifică macheta: o acceptă sau o respinge cu un motiv, care ajunge în e-mailul trimis clientului; poate înlocui fișierul (versiunile vechi rămân în arhivă) sau îl poate descărca. Modifică parametrii deschide calculatorul cu valorile curente pentru corectarea comenzii după discuția cu clientul, iar Detalii tehnice arată așezarea pe coală, materialele cu cantități și detalierea costului.
3. Înregistrează plata (integrală sau parțială) și corectează, dacă e cazul, metoda de plată; la marcarea comenzii ca plătită se acordă bonusul (cashback), dacă programul este activ.
4. Stabilește livrarea: generează AWB-ul la curierul integrat (cu urmărire, etichetă și anulare) sau schimbă metoda și costul negociat, cu recalcularea totalului.
5. Generează documentele: fișa tehnologică pentru atelier, factura, avizul de însoțire și actul de finalizare (previzualizare sau PDF), pe datele companiei emitente; descarcă toate machetele într-o arhivă.
6. Schimbă starea comenzii din selector (sau lasă regulile automate să o facă), consultă istoricul statusurilor, scrie nota internă invizibilă clientului, comentariile pe poziție și fișierele interne; urmărește marșrutul de producție (operațiunile, cu starea fiecăreia și cine a finalizat-o).

Rezultat. Comanda avansează, cu toate acțiunile înregistrate în istoric, până la predare; cardurile din antet arată în orice moment starea, plata, termenul planificat (cu zilele rămase sau întârzierea) și modul de primire.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Pagina unei comenzi, Lista de comenzi.

F9. Verificarea machetelor

Condiții. Produsul cere machetă (F5); pentru serviciul plătit — permisiuni pe Setări.

Acțiuni pregătitoare. Nivelurile de verificare oferite (de exemplu o verificare de bază gratuită și una avansată, plătită), prețurile lor și costul corectării de către designerul tipografiei.

Resurse. Orientativ 10 minute pentru configurare; verificarea automată este instantanee la încărcare.

Succesiunea acțiunilor.

1. Verificarea automată rulează la fiecare încărcare, după presetul produsului: formatul fișierului, dimensiunile față de formatul ales (cu toleranța configurată) și celelalte reguli; problemele critice blochează încărcarea, iar avertismentele sunt afișate clientului. Opțional, o integrare de tip proofing (preflight) poate face verificări avansate ale fișierului PDF.
2. Serviciul de verificare umană se configurează în Setări → Verificare machetă: comutatorul serviciului, tarifele (identificator, denumire traductibilă, preț — zero pentru tariful gratuit —, marcajul „recomandat”, includerea corectării gratuite) și costul corectării plătite.
3. Clientul alege tariful în coș, dintr-un tabel de comparație; tariful ales apare pe comandă, lângă fișierele încărcate.
4. Managerul sau designerul acceptă macheta ori o respinge cu un motiv (F8); respingerea trimite clientului un e-mail cu explicația, iar comanda rămâne în așteptarea unei machete noi sau a acceptului clientului pentru corectarea plătită.

Rezultat. Comanda poate deveni Gata de producție numai când toate machetele ei sunt acceptate; fișierele rămân legate de comandă, cu versiunile lor, și sunt disponibile atelierului din coada de producție.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Verificarea machetei.

F10. Coada de producție

Condiții. Cel puțin o stare de comandă este marcată ca etapă de producție (F7); rolul are permisiune pe Coada de producție (de regulă Operator).

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare.

Resurse. Ecran de lucru permanent al atelierului; nu necesită configurare.

Succesiunea acțiunilor.

1. Operatorul deschide Coada de producție: câte un card pentru fiecare produs al comenzilor aflate în producție, cu numărul comenzii, produsul, tirajul, termenul, starea, lista materialelor (hârtia, formatul de coală, gramajul, numărul de coli calculat) și operațiunile în ordinea fluxului tehnologic, cu utilajul fiecăreia.
2. Deschide Fișa tehnologică (gata de tipărit) și descarcă macheta aprobată; pentru orice altceva deschide comanda.
3. Execută operațiunile în ordine și marchează fiecare operațiune ca Finalizat; lângă stare rămâne numele celui care a marcat-o.

Rezultat. Stadiul comenzii se actualizează pe măsură ce operațiunile sunt finalizate; când toate sunt gata, comanda poate trece în starea următoare — manual, din pagina comenzii, sau automat, prin harta etapelor. Ecranul nu expune datele clientului sau plata.

Acțiuni finale. Reîmprospătarea listei pe un ecran lăsat deschis. Detalii: Coada de producție.

F11. Prelucrarea solicitărilor de pe site

Condiții. Formularul de contact, butonul Cumpără într-un click sau un widget de cerere de ofertă sunt publicate pe site; permisiuni pe Solicitări website.

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare.

Resurse. Orientativ 2–5 minute per solicitare.

Succesiunea acțiunilor.

1. Solicitarea apare în Solicitări website cu starea Nouă; numărul celor neprelucrate este afișat și pe Panoul de control.
2. Managerul deschide detaliile: datele de contact (cu legături pentru apel și e-mail), contul de client dacă există, mesajul, configurația aleasă de client în calculator (produs, format, tiraj, opțiuni, preț afișat) și sursa (pagina de pe site).
3. Apasă Acceptă — solicitarea trece în lucru, atribuită lui — și contactează clientul.
4. Dacă rezultă o comandă, apasă Creează comandă: se deschide calculatorul din panou (F12) cu clientul și produsul precompletate din solicitare; comanda creată poartă referința solicitării, iar solicitarea primește starea mapată pentru „comandă creată”. Solicitările rezolvate fără comandă se marchează Finalizat.

Rezultat. Nicio cerere venită de pe site nu rămâne fără răspuns; istoricul solicitărilor unui client apare în fișa lui.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Solicitări website.

F12. Crearea unei comenzi din panou

Condiții. Produsul are calculator configurat (F2); permisiuni pe Comenzi și Clienți.

Acțiuni pregătitoare. Datele clientului (pentru un client nou: nume, e-mail, telefon) și parametrii doriți.

Resurse. Orientativ 2–5 minute.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Magazin → Calculator managerul caută un client existent (nume, e-mail sau telefon) sau introduce un contact nou — fișa acestuia se creează odată cu comanda — și alege limba comenzii (limba e-mailurilor și a contului clientului).
2. Alege produsul dintr-o categorie sau prin căutare și îl configurează în același calculator ca pe site (format, tiraj, tipar, material, finisări, termen); prețul total, prețul per bucată, TVA-ul și data Gata la se recalculează la fiecare schimbare; adaugă în coș, eventual mai multe produse.
3. Apasă Creează comandă.

Rezultat. Comanda apare în Comenzi cu sursa Creată de manager, atribuită managerului, în starea inițială configurată; clientul primește e-mailul de confirmare în limba aleasă. Macheta, plata și livrarea se completează apoi din pagina comenzii (F8). Calculatorul din panou aplică reducerea de grup și reducerile personale ale clientului, dar nu codurile promoționale, care se introduc doar de client pe site.

Acțiuni finale. Completarea comenzii din pagina ei. Detalii: Calculatorul din panou.

F13. Notificarea clienților și a echipei

Condiții. Adresa de e-mail expeditor este configurată; pentru SMS și mesagerie — integrarea respectivă este activă (F26).

Acțiuni pregătitoare. Alegerea, pentru fiecare stare, a notificărilor trimise clientului (F7).

Resurse. Fără operare curentă: notificările se trimit automat.

Succesiunea acțiunilor.

1. La plasarea comenzii, clientul primește e-mailul de confirmare; la fiecare intrare într-o stare vizibilă cu notificarea activă primește e-mailul stării (și SMS, dacă o integrare de mesagerie este activă); la respingerea machetei primește motivul; la stările configurate primește documentele de închidere; la cererea de acces primește linkul de autentificare. Toate în limba comenzii sau a contului.
2. Echipa primește în panou, în timp real, fără reîncărcarea paginii, notificări pentru evenimentele din magazin (de exemplu comenzi și solicitări noi), afișate la clopoțelul din bara de sus.

Rezultat. Clientul este informat despre fiecare pas fără intervenția managerului, iar echipa vede imediat ce are nevoie de atenție.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Stări și reguli, Prezentare generală.