Основные функции: клиенты, платежи, доставка и бухгалтерия

Функции настоящей главы относятся к коммерческой стороне заказа: кому продаётся, как производится оплата, как товар попадает к клиенту и какие документы при этом остаются. Схема описания — та же, что и в главе 03.

F14. Управление клиентами, организациями и группами

Условия. Права доступа к разделу Клиенты.

Подготовительные действия. Для клиентов, добавляемых вручную, — контактные данные; для организаций — реквизиты (наименование, фискальный код, адрес, банк, IBAN) и согласованные условия оплаты (F15).

Ресурсы. Ориентировочно 2 минуты на одного клиента или одну организацию; клиенты с сайта появляются автоматически.

Последовательность действий.

1. В разделе Магазин → Подрядчики → Клиенты каждый клиент, зарегистрировавшийся на сайте или оформивший заказ, появляется автоматически; клиенты, принятые по телефону, добавляются вручную (имя, e-mail — идентификатор учётной записи, — телефон, персональный менеджер, группа, статус, внутренний комментарий). По списку доступны поиск, фильтрация и экспорт в CSV.
2. Карточка клиента объединяет контактные данные, группу, персонального менеджера и внутренний комментарий, финансовое состояние (оборот, задолженность, количество заказов, баланс бонусов с ручной корректировкой по обоснованию), сохранённых получателей и адреса, покупателей (юридические лица, от имени которых он покупает), заказы, заявки с сайта, персональные скидки и клиентов, приведённых по реферальной программе, а также историю изменений.
3. В разделе Организации ведутся юридические лица — клиенты-компании и покупатели, на имя которых выставляются счета, — с фискальным кодом, юридическим адресом, банком и IBAN, условиями оплаты и загруженными документами (договорами).
4. В разделе Группы создаются метки с процентной скидкой (например, «VIP-клиенты, 15%»), присваиваемые из карточки клиента; клиент состоит только в одной группе.

Результат. Скидка группы и персональные скидки применяются автоматически ко всем заказам клиента — и на сайте, и в панели управления; счёт выставляется на выбранного покупателя; условие оплаты организации определяет, может ли клиент-компания оформить заказ по счёту с отсрочкой; персональный менеджер автоматически получает заказы своего клиента.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Клиенты, организации и группы.

F15. Предоставление онлайн-оплаты и оплаты по счёту

Условия. Права доступа к разделу Настройки; для онлайн-оплаты — счёт мерчанта у выбранного платёжного провайдера.

Подготовительные действия. Реквизиты компаний-эмитентов и их банков; режим НДС; учётные данные платёжного провайдера, полученные из кабинета типографии у него; платёжная политика для компаний (аванс, полная оплата, оплата после поставки с лимитом задолженности).

Ресурсы. Ориентировочно 20–30 минут на первоначальную настройку плюс проверка одного заказа в тестовом режиме.

Последовательность действий.

1. В разделе Настройки → Общие настройки задаётся НДС: применение, ставка и режим — включён в цену (информативно) или начисляется сверх цены; начисляемый сверху НДС применяется и на сервере при создании заказа.
2. В разделе Настройки → Платежи → Юридические лица вносятся компании типографии, выставляющие документы, сгруппированные по режиму НДС, с их системой налогообложения и их банками; их реквизиты выводятся в счетах и актах.
3. В разделе Настройки → Платежи при необходимости заполняются процентная наценка для физических лиц (например, комиссия платёжного провайдера), валюты — валюта справочников и валюты, предлагаемые клиенту, с надбавкой к курсу обмена, — и Условия оплаты для компаний: полная предоплата, аванс или оплата после поставки с лимитом задолженности; условия присваиваются организациям (F14).
4. В разделе Настройки → Интеграции, в группе Payment, включаются нужные методы: оплата банковским переводом (с реквизитами перечисленных выше компаний), оплата картой через платёжного провайдера Республики Молдова или через доступные международные платёжные системы; онлайн-метод появляется на сайте только тогда, когда интеграция активна и все учётные данные заполнены; тестовый режим позволяет оформлять пробные заказы с тестовыми картами.
5. По желанию в разделе Общие настройки включается бонусная программа: процент кэшбэка, начисляемый при отметке заказа как оплаченного, и максимальная доля будущего заказа, которую можно оплатить бонусами.

Результат. При оформлении заказа клиент видит активные методы: наличные или перевод при выдаче либо доставке, онлайн-оплату картой (с переадресацией к платёжному провайдеру и автоматической отметкой заказа как оплаченного при подтверждении), а клиент-компания с условием оплаты — заказ по счёту без немедленной оплаты, пока его задолженность не превышает лимит; промокоды и подарочные сертификаты применяются на этом же шаге (F21). В заказе отслеживаются оплаченная сумма, остаток к оплате и статус оплаты.

Заключительные действия. Проверка полного цикла заказа в тестовом режиме до включения методов для клиентов. Подробнее: Платежи, Интеграции, Общие настройки.

F16. Предоставление услуг доставки на сайте

Условия. Права доступа к разделу Настройки; для накладной (AWB) — учётная запись у подключённой курьерской службы.

Подготовительные действия. Перечень методов доставки, тарифы (фиксированный, за килограмм, бесплатно от определённой суммы), обслуживаемые города, филиалы и пункты выдачи с их графиком работы.

Ресурсы. Ориентировочно 20–40 минут.

Последовательность действий.

1. В разделе Настройки → Доставка → Доставка по сайту создаются методы: название и описание, тип — самовывоз или курьер, — цена (фиксированная, за килограмм с применением к расчётному весу заказа, бесплатно от определённой суммы заказа), текст, выводимый вместо цены, когда стоимость определяется при подтверждении, наименование для счёта, значок, график работы и дни-исключения, признак активности.
2. В разделе Города вносятся обслуживаемые населённые пункты с почтовым индексом; в разделе Филиалы — физические пункты выдачи с обслуживаемыми городами, телефоном, графиком работы и пунктами выдачи; в разделе Настройки — округление стоимости, страна по умолчанию, критерий расчёта и страны, в которые принимается доставка.
3. В разделе Настройки → Интеграции, в группе Delivery & carriers, подключаются курьерские службы (ключ API и данные отправителя) и используется глобальный переключатель Self Pickup, который отключает самовывоз повсеместно, не деактивируя филиалы.

Результат. При оформлении заказа клиент выбирает метод: самовывоз ведёт к выбору филиала, курьерская доставка запрашивает город и адрес; стоимость рассчитывается по правилам метода и расчётному весу, а дата доставки учитывает график работы. На странице заказа менеджер формирует накладную (AWB) у подключённой курьерской службы, отслеживает отправление, скачивает этикетку или отменяет отправление, а также может изменить метод либо договорную стоимость.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Доставка, Интеграции.

F17. Бухгалтерия: счета, реализация, сверка, возвраты

Условия. Компании-эмитенты настроены (F15); права доступа к разделу Бухгалтерия (как правило, роль Accountant).

Подготовительные действия. Не требуются; документы формируются из заказов и карточек клиентов.

Ресурсы. Регистры заполняются автоматически; акт сверки составляется за 1–2 минуты.

Последовательность действий.

1. Счета клиентов (Дебет) — регистр счетов, выставленных со страниц заказов, с фильтрами по статусу (новые, оплаченные, отменённые), номеру заказа и счёта, клиенту, плательщику, поставщику и сумме; статус счёта следует за оплатой или отменой заказа.
2. Реализация — документы реализации продаж, формируемые при выдаче товара и привязанные к номеру заказа, благодаря чему цепочка заказ → счёт → реализация остаётся прослеживаемой.
3. Акты сверки — создаются напрямую: компания типографии, контрагент (организация), период; акт остаётся в ожидании до подтверждения обеими сторонами, после чего переходит в утверждённые.
4. Возвраты — учёт возвращённых товаров, регистрируемых из соответствующего заказа, со статусами «ожидает возврата», «возвращено», «отменено»; завершённый возврат поступает на баланс клиента.

Результат. У бухгалтера есть полный учёт финансовых документов, связанных с заказами, без необходимости составлять их с нуля; PDF-документы (счёт, товарная накладная, акт выполненных работ) формируются со страницы заказа по реквизитам компании-эмитента.

Заключительные действия. Не требуются. Подробнее: Бухгалтерия.