Funcții principale: clienți, plăți, livrare și contabilitate

Funcțiile din acest capitol privesc partea comercială a comenzii: cui i se vinde, cum se plătește, cum ajunge marfa la client și ce documente rămân în urmă. Tiparul de descriere este cel din capitolul 03.

F14. Gestiunea clienților, organizațiilor și grupurilor

Condiții. Permisiuni pe Clienți.

Acțiuni pregătitoare. Pentru clienții adăugați manual: datele de contact; pentru organizații: datele de facturare (denumire, cod fiscal, adresă, bancă, IBAN) și condițiile de plată convenite (F15).

Resurse. Orientativ 2 minute pentru un client sau o organizație; clienții de pe site apar automat.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Magazin → Contractori → Clienți fiecare client înregistrat pe site sau care a comandat apare automat; clienții luați la telefon se adaugă manual (nume, e-mail — identificatorul contului —, telefon, manager personal, grup, stare, comentariu intern). Lista se caută, se filtrează și se exportă în CSV.
2. Fișa clientului adună contactul, grupul, managerul personal și comentariul intern, situația financiară (cifra de afaceri, datoria, numărul de comenzi, soldul de bonus, cu ajustare manuală motivată), destinatarii și adresele salvate, cumpărătorii (persoanele juridice pe numele cărora cumpără), comenzile, solicitările de pe site, reducerile personale și clienții aduși prin programul de recomandare, plus istoricul modificărilor.
3. În Organizații se țin persoanele juridice — clienți-firme și cumpărători pe numele cărora se emit facturile — cu codul fiscal, adresa juridică, banca și IBAN-ul, condițiile de plată și documentele încărcate (contracte).
4. În Grupuri se creează etichete cu o reducere procentuală (de exemplu „Clienți VIP, 15%”), atribuite din fișa clientului; un client stă într-un singur grup.

Rezultat. Reducerea grupului și reducerile personale se aplică automat la toate comenzile clientului, pe site și în panou; factura se emite pe cumpărătorul ales; condiția de plată a organizației decide dacă clientul-firmă poate comanda pe factură cu termen; managerul personal primește automat comenzile clientului.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Clienți, organizații și grupuri.

F15. Oferirea plății online și a plății pe factură

Condiții. Permisiuni pe Setări; pentru plata online — un cont de comerciant la procesatorul de plăți ales.

Acțiuni pregătitoare. Datele companiilor emitente și ale băncilor lor; regimul de TVA; credențialele procesatorului de plăți, din contul tipografiei la acesta; politica de plată pentru firme (avans, plată integrală, plată după livrare cu plafon de datorie).

Resurse. Orientativ 20–30 de minute pentru configurarea inițială, plus testarea unei comenzi în regim de test.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Setări → Setări generale se stabilește TVA-ul: aplicarea, cota și modul — inclus în preț (informativ) sau adăugat peste preț; TVA-ul adăugat se aplică și pe server la crearea comenzii.
2. În Setări → Plăți → Persoane juridice se introduc companiile tipografiei care emit documente, grupate după regimul de TVA, cu sistemul de taxare și băncile lor; datele lor apar pe facturi și acte.
3. În Setări → Plăți se completează, după caz, suprataxa procentuală pentru persoane fizice (de exemplu comisionul procesatorului), valutele — valuta nomenclatoarelor și valutele oferite clientului, cu marjă peste cursul de schimb — și termenii de plată pentru firme: plată anticipată integrală, avans sau plată după livrare cu plafon de datorie; termenii se atribuie organizațiilor (F14).
4. În Setări → Integrări, grupul Payment, se activează metodele dorite: plata prin transfer bancar (cu datele companiilor de mai sus), plata cu cardul prin procesatorul de plăți din Republica Moldova sau prin sistemele internaționale de plată disponibile; o metodă online apare pe site doar când integrarea este activă și toate credențialele sunt completate; regimul de test permite comenzi de probă cu carduri de test.
5. Opțional, în Setări generale se pornește programul de bonus: procentul de cashback acordat la marcarea comenzii ca plătită și procentul maxim dintr-o comandă viitoare plătibil cu bonus.

Rezultat. La finalizare clientul vede metodele active: numerar sau transfer la ridicare ori livrare, plata online cu cardul (cu redirecționare la procesator și marcarea automată a comenzii ca plătită la confirmare), iar clientul-firmă cu termen de plată — comanda pe factură fără plată imediată, cât timp datoria lui este sub plafon; codurile promoționale și certificatele cadou se aplică în același pas (F21). Pe comandă se urmăresc suma achitată, restul de plată și starea plății.

Acțiuni finale. Testarea unei comenzi complete în regim de test înainte de activarea pentru clienți. Detalii: Plăți, Integrări, Setări generale.

F16. Oferirea serviciilor de livrare pe site

Condiții. Permisiuni pe Setări; pentru AWB — un cont la curierul integrat.

Acțiuni pregătitoare. Lista metodelor de livrare, tarifele (fix, pe kilogram, gratuit de la o valoare), orașele deservite, filialele și punctele de ridicare cu programul lor.

Resurse. Orientativ 20–40 de minute.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Setări → Livrare → Livrare site se creează metodele: nume și descriere, tipul — ridicare personală sau curier —, prețul (fix, pe kilogram aplicat greutății estimate a comenzii, gratuit de la o valoare a comenzii), textul afișat în locul prețului când costul se stabilește la confirmare, denumirea de pe factură, pictograma, programul de lucru și zilele de excepție, starea activă.
2. În Orașe se introduc localitățile deservite, cu codul poștal; în Filiale — punctele fizice de ridicare, cu orașele deservite, telefonul, programul și punctele de ridicare; în Setări — rotunjirea costului, țara implicită, criteriul de calcul și țările în care se acceptă livrări.
3. În Setări → Integrări, grupul Delivery & carriers, se conectează curierii (cheia API și datele expeditorului) și se folosește comutatorul global Self Pickup, care oprește ridicarea personală peste tot fără a dezactiva filialele.

Rezultat. La finalizare clientul alege metoda: ridicarea trimite la alegerea filialei, curierul cere orașul și adresa; costul se calculează după regulile metodei și greutatea estimată, iar data livrării ține cont de program. Pe pagina comenzii managerul generează AWB-ul la curierul integrat, urmărește expedierea, descarcă eticheta sau anulează expedierea și poate schimba metoda sau costul negociat.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Livrare, Integrări.

F17. Contabilitate: facturi, realizare, reconciliere, returnări

Condiții. Companiile emitente sunt configurate (F15); permisiuni pe Contabilitate (de regulă rolul Accountant).

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare; documentele se generează din comenzi și din fișele clienților.

Resurse. Registrele se completează automat; un act de reconciliere se întocmește în 1–2 minute.

Succesiunea acțiunilor.

1. Facturi client (Debit) — registrul facturilor emise din paginile comenzilor, cu filtre pe stare (noi, achitate, anulate), numărul comenzii și al facturii, clientul, plătitorul, furnizorul și valoarea; starea facturii urmează plata sau anularea comenzii.
2. Realizare — documentele de realizare a vânzărilor, generate la predarea mărfii și legate de numărul comenzii, astfel încât lanțul comandă → factură → realizare este urmăribil.
3. Acte de reconciliere — se creează direct: compania tipografiei, contractorul (o organizație), perioada; actul stă în așteptare până la confirmarea ambelor părți, apoi trece în aprobate.
4. Returnări — evidența produselor returnate, înregistrate din comanda respectivă, cu stările în așteptare, returnat, anulat; o returnare finalizată intră în soldul clientului.

Rezultat. Contabilul are evidența completă a documentelor financiare legate de comenzi, fără să le scrie de la zero; documentele PDF (factură, aviz de însoțire, act de finalizare) se generează din pagina comenzii pe datele companiei emitente.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Contabilitate.