Funcții principale: administrare, rapoarte și securitate

Funcțiile din acest capitol țin platforma sub control: ce vede conducerea, cine are acces la ce, cum se conectează serviciile externe și cum se reconstituie orice decizie. Tiparul de descriere este cel din capitolul 03.

F23. Panoul de control, listele și exporturile

Condiții. Permisiuni de vizualizare pe zonele respective; un card sau o listă lipsește dacă rolul nu are acces la zona lui.

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare; indicatorii se calculează din datele reale la fiecare deschidere.

Resurse. Fără configurare.

Succesiunea acțiunilor.

1. Panoul de control arată comenzile lunii curente față de luna precedentă, clienții noi și totalul, solicitările în așteptare, paginile deschise recent, performanța vânzărilor pe ultimele șase luni (o bară pe lună, cu valoarea și numărul de comenzi), cele cinci produse cu cele mai mari vânzări din ultimele 30 de zile și comenzile filtrabile pe stări.
2. Lista de comenzi oferă indicatorii de sus (total comenzi, articole vândute și venit pe 30 de zile, comenzi neplătite, cu evoluția pe 14 zile), taburile de stare, filtrele combinabile (căutare, stare, manager, metodă și stare de plată, dată), sortarea, alegerea coloanelor, paginarea și schimbarea stării direct din tabel.
3. Exportă descarcă lista curentă de comenzi (cu taburile și filtrele aplicate, până la 1 000 de rânduri) sau de clienți în CSV; codurile promoționale se exportă în Excel; nomenclatoarele se exportă și se importă din fișier.
4. Căutarea globală din bara de sus (scurtătura ⌘K / Ctrl+K) găsește comenzi după număr, produse după nume și clienți după nume sau e-mail, din orice ecran.

Rezultat. Conducerea are, fără configurare, imaginea la zi a magazinului și poate prelucra datele detaliate în afara platformei; contabilitatea dispune de registrele proprii (F17).

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Panoul de control, Lista de comenzi.

F24. Configurarea modelului de roluri și a echipei

Condiții. Rolul de administrator.

Acțiuni pregătitoare. Lista membrilor echipei și a responsabilităților lor.

Resurse. Orientativ 10–20 de minute pentru roluri; 1 minut pentru invitarea unui utilizator.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Setări → Toți utilizatorii → Roluri și accese se folosesc rolurile predefinite — SuperAdmin (rol de sistem, toate permisiunile, nu poate fi șters), Manager, Operator, Accountant — sau se creează roluri noi; permisiunile sunt grupate pe zone (comenzi, produse, solicitări, clienți, notificări, setări, sold, marketing, livrare, conținut website, SEO, contabilitate, ghid de referință, conținut, situații financiare), cu acțiuni distincte (vizualizare, creare, editare, ștergere, export, schimbarea stării).
2. În Utilizatori se invită membrii echipei prin e-mail, cu rolul ales (persoana își setează parola din invitație; nu există înregistrare liberă pentru echipă), se schimbă rolul unui cont și se blochează imediat accesul cu comutatorul Active, fără ștergere. Ultimul administrator activ nu poate fi dezactivat, iar un utilizator nu își poate schimba propriul rol.
3. În Manageri se pornește atribuirea automată a comenzilor și a solicitărilor noi către manageri, prin rotație; clientul cu manager personal își păstrează managerul; managerul poate fi schimbat oricând din comandă.

Rezultat. Fiecare membru al echipei vede doar ecranele și acțiunile permise rolului său; ecranele fără permisiune dispar din meniu, iar acțiunile nepermise sunt refuzate de server. Comenzile și solicitările noi au un responsabil de la început.

Acțiuni finale. Acordarea permisiunilor rolului, nu persoanei: la plecarea unui angajat se dezactivează contul și nimic altceva nu se schimbă. Detalii: Utilizatori, roluri și manageri.

F25. Autentificarea și controlul accesului

Condiții. Cont de utilizator (echipă) sau cont de client (site).

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare.

Resurse. Fără configurare; conectarea durează câteva secunde.

Succesiunea acțiunilor.

1. Panoul se deschide la adresa /admin; conectarea se face cu e-mail și parolă; Ține-mă minte păstrează sesiunea 30 de zile, altfel ea expiră după 2 ore; după conectare utilizatorul revine pe pagina cerută inițial.
2. În locul resetării clasice a parolei, Ai uitat parola? trimite pe e-mail un link de autentificare valabil 2 ore, folosibil o singură dată; parola nouă se setează apoi din profil.
3. Conturile create prin înregistrare confirmă adresa de e-mail din mesajul primit; după mai multe încercări greșite într-un interval scurt, conectarea este blocată temporar pentru adresa respectivă; validitatea contului este verificată la fiecare cerere, astfel încât dezactivarea unui cont are efect imediat.
4. Clientul se înregistrează pe site cu nume, e-mail, telefon și parolă, acordul de prelucrare a datelor și, opțional, acceptul pentru mesaje promoționale; poate comanda și fără cont, iar o comandă de oaspete cu e-mailul unui cont existent este recunoscută în panou și poate fi legată de acel cont.

Rezultat. Accesul la panou este limitat la echipa invitată, cu sesiuni cu durată controlată; accesul clientului la comenzile și datele sale este protejat de parolă sau de linkul de autentificare primit pe e-mail.

Acțiuni finale. Deconectarea pe calculatoarele folosite în comun. Detalii: Conectarea în panou.

F26. Conectarea la servicii externe (integrări)

Condiții. Rolul de administrator; conturile tipografiei la furnizorii respectivi.

Acțiuni pregătitoare. Credențialele furnizate de fiecare furnizor (identificatori, chei API, token-uri), obținute din conturile tipografiei, conform documentației furnizorului.

Resurse. Orientativ 5–10 minute per integrare, plus testarea.

Succesiunea acțiunilor.

1. În Setări → Integrări integrările sunt grupate: plăți (transfer bancar, plata cu cardul prin procesatorul din Republica Moldova, sisteme internaționale de plată), livrare și curieri (generarea AWB-urilor și urmărirea, plus comutatorul global al ridicării personale), mesagerie (canale de tip Telegram, Viber, WhatsApp), analytics (coduri de urmărire inserate automat pe site), e-mail (expedierea e-mailurilor tranzacționale și a newsletterului) și proofing (verificarea avansată a machetelor).
2. Cardul integrării deschide formularul de configurare cu câmpurile cerute de furnizor; secretele se afișează mascate; regimul de test (sandbox), unde există, permite probe fără tranzacții reale.
3. Se salvează și se activează comutatorul de pe card; History arată cine și când a modificat integrarea.

Rezultat. Funcțiile dependente apar pe site și în panou doar când integrarea este activă și completă: metoda de plată la finalizare, butonul de AWB pe comandă, canalul de mesagerie, codurile de analytics pe pagini. Integrările inactive nu apar nicăieri.

Acțiuni finale. O comandă completă de test în regimul de test înainte de activarea pentru clienți. Detalii: Integrări.

F27. Istoric și trasabilitate

Condiții. Permisiuni de vizualizare pe zona respectivă.

Acțiuni pregătitoare. Nu sunt necesare; înregistrarea este automată.

Resurse. Fără configurare.

Succesiunea acțiunilor.

1. Pe comandă: istoricul statusurilor (cine și când a schimbat starea, inclusiv trecerile automate), versiunile machetelor cu autorul și data încărcării (arhiva machetelor), starea fiecărei operațiuni de producție cu numele celui care a finalizat-o, comentariile pe poziție, notele interne, plățile înregistrate.
2. Pe client și organizație: jurnalul modificărilor fișei, mișcările de bonus cu motiv, solicitările trimise de client.
3. Pe configurație: istoricul reducerilor (creare, modificări, activare, coduri generate, importate sau șterse), al integrărilor și al suprataxei pentru persoane fizice, cu data și utilizatorul.

Rezultat. Orice decizie asupra unei comenzi, a banilor sau a configurației comerciale poate fi reconstituită: cine a făcut-o, când și pe baza cărui fișier sau setare.

Acțiuni finale. Nu sunt necesare. Detalii: Pagina unei comenzi, Clienți, organizații și grupuri.